Quando uma empresa começa a avaliar a implantação de um ERP, uma das primeiras questões que costuma surgir envolve o investimento necessário, principalmente porque o valor do projeto aparece de maneira bastante concreta no orçamento, enquanto boa parte do retorno esperado permanece distribuída por diferentes pontos da operação, seja nas horas que poderiam deixar de ser consumidas em tarefas manuais, seja na redução de retrabalho, na diminuição de erros, na melhoria do controle de estoque, na agilidade do fechamento financeiro ou até na possibilidade de tomar decisões com informações mais consistentes.
Por isso, quando a análise se limita ao preço da licença ou ao valor mensal do sistema, uma parte importante da decisão fica de fora, já que entender como calcular ROI ERP exige comparar o investimento necessário com os custos que a empresa já absorve atualmente em função de processos pouco integrados, atividades manuais, controles paralelos e dificuldades de acesso à informação.
Essa forma de avaliar tecnologia está alinhada ao que diferentes pesquisas sobre sistemas de informação e sistemas empresariais vêm mostrando ao longo dos anos: o valor da tecnologia aparece, sobretudo, na maneira como ela modifica processos, melhora o fluxo das informações, amplia a capacidade de controle e contribui para que a empresa alcance seus objetivos operacionais e gerenciais.
Estudos brasileiros sobre implantação de ERP em pequenas e médias empresas também mostram que os benefícios percebidos costumam envolver integração, confiabilidade das informações, controle e agilidade, embora os resultados dependam das características de cada organização, da qualidade da implantação, dos processos existentes e da capacidade da equipe de incorporar o sistema à rotina.
A partir dessa lógica, o cálculo pode começar antes mesmo da contratação.
Para mostrar como essa análise funciona na prática, vamos acompanhar ao longo deste conteúdo o exemplo fictício de uma empresa de médio porte que está avaliando um ERP. Os valores são apenas ilustrativos e servem para demonstrar a metodologia de cálculo, já que cada empresa deverá preencher a análise com seus próprios custos, volumes, processos e expectativas de ganho.
Com informações que muitas empresas já possuem, ainda que estejam dispersas em planilhas, relatórios ou controles de diferentes áreas, é possível construir uma estimativa do retorno sobre investimento ERP, entender em quanto tempo o valor aplicado pode ser recuperado e identificar quais melhorias precisam efetivamente acontecer para que a implantação faça sentido financeiramente.
Antes da conta: de onde vem o retorno de um ERP?
Um erp sistema de gestão empresarial reúne e conecta informações que, em operações menos integradas, acabam distribuídas entre planilhas, sistemas independentes, controles manuais, trocas de e-mails e procedimentos que dependem da conferência constante das equipes.
Como consequência, os benefícios de um ERP também aparecem em diferentes pontos da empresa e raramente podem ser resumidos a uma única linha de economia.
Há ganhos que podem ser convertidos em valores financeiros com relativa facilidade, como a redução das horas gastas em uma atividade repetitiva, enquanto outros precisam ser acompanhados inicialmente por indicadores operacionais e gerenciais, especialmente quando envolvem qualidade da informação, velocidade de acesso aos dados ou melhoria da capacidade de planejamento.
A literatura sobre sistemas empresariais organiza esses benefícios em diferentes dimensões, que incluem resultados operacionais, gerenciais, estratégicos, organizacionais e relacionados à infraestrutura de tecnologia, o que ajuda a entender por que a contribuição de um ERP pode aparecer tanto na redução de custos e de atividades manuais quanto na integração entre áreas, na melhoria dos controles e na capacidade de acompanhar o negócio com mais precisão.
Para uma empresa que deseja estimar o retorno de maneira prática, vale observar pelo menos seis fontes principais de ganho:
- redução de retrabalho e atividades manuais;
- diminuição de erros operacionais;
- melhoria da gestão de estoque;
- fechamento financeiro e gerencial mais rápido;
- melhoria da cobrança e da gestão de recebíveis;
- maior confiabilidade das informações utilizadas nos indicadores e nas decisões.
O peso de cada uma dessas dimensões varia bastante de acordo com o negócio. Em uma indústria que trabalha com grande volume de matérias-primas e produtos acabados, por exemplo, a gestão de estoque e de produção pode concentrar uma parcela relevante do retorno, enquanto uma distribuidora pode perceber impactos mais expressivos na integração entre pedidos, vendas, estoque, faturamento, logística e cobrança.
Por essa razão, um cálculo útil precisa refletir a operação real da empresa, utilizando os problemas, custos e oportunidades que efetivamente fazem parte de sua rotina.
Quanto custa um ERP sistema de gestão empresarial?
Antes de projetar os benefícios, é preciso entender qual será o investimento total, porque utilizar somente a mensalidade como referência pode produzir uma conta incompleta e dificultar a comparação entre custo e retorno ao longo do tempo.
O custo de implantação ERP pode envolver diferentes componentes, dependendo do tamanho da empresa, da complexidade da operação, das integrações necessárias e do nível de preparação dos dados e processos internos.
Imagine, em nosso exemplo fictício, que a empresa tenha recebido uma proposta com os seguintes valores:
Implantação: R$ 45.000
Parametrização e customizações: R$ 12.000
Migração e organização dos dados: R$ 8.000
Integrações necessárias: R$ 10.000
Treinamento: R$ 6.000
Infraestrutura adicional: R$ 4.000
Horas da equipe interna dedicadas ao projeto: R$ 7.500
Outros custos iniciais: R$ 2.500
Somando esses itens, o investimento inicial chega a:
R$ 95.000
Além desses valores, existem os custos que continuarão depois que o sistema entrar em operação:
Licenças ou mensalidades: R$ 3.500 por mês
Suporte adicional: R$ 800 por mês
Infraestrutura recorrente: R$ 400 por mês
Outros custos: R$ 300 por mês
O custo recorrente mensal, portanto, será de R$ 5.000, o que representa R$ 60.000 por ano.
Com essas informações, podemos calcular:
Custo total em 12 meses: R$ 155.000
Custo total em 24 meses: R$ 215.000
Custo total em 36 meses: R$ 275.000
Perceba como essa análise muda a perspectiva. Se o gestor observasse apenas a mensalidade de R$ 3.500, poderia concluir que o ERP custaria R$ 42.000 por ano, enquanto o investimento real do primeiro ano, considerando implantação e os demais custos envolvidos, chegaria a R$ 155.000.
Como os gastos de implantação costumam se concentrar no início do projeto, enquanto parte dos benefícios tende a aparecer gradualmente à medida que os processos são ajustados e a equipe incorpora o sistema à rotina, faz sentido construir projeções para períodos diferentes, como 12, 24 e 36 meses.
Essa visão mais ampla também evita que uma decisão de longo prazo seja avaliada apenas pelos primeiros meses de uso, fase em que a empresa ainda pode estar passando pela curva de aprendizagem, reorganizando processos e corrigindo pontos que surgiram durante a implantação.
Quanto custa continuar trabalhando como a empresa trabalha hoje?
Depois de conhecer o investimento necessário, chega uma etapa que costuma trazer informações importantes para a decisão, porque o valor do ERP passa a ser comparado com o custo dos problemas que a operação já apresenta atualmente.
Quando uma empresa analisa propostas de erp sistema de gestão empresarial, comparar mensalidades e valores de implantação ajuda a entender qual alternativa exige maior desembolso, embora essa comparação, sozinha, ainda não mostre quanto retorno o projeto pode gerar.
Para chegar mais perto dessa resposta, é preciso levantar quanto a empresa gasta hoje com atividades que poderiam ser reduzidas, automatizadas ou reorganizadas com processos mais integrados.
1. Calcule o custo do retrabalho
Imagine que diferentes funcionários gastem, juntos, cerca de 120 horas por mês preenchendo dados novamente, conferindo informações, atualizando controles paralelos e corrigindo problemas decorrentes da falta de integração entre sistemas.
Considerando um custo médio da hora de trabalho de R$ 45, teremos:
120 horas × R$ 45 × 12 meses = R$ 64.800 por ano
A empresa estima, de forma conservadora, que a implantação poderá reduzir aproximadamente 50% desse retrabalho.
Assim:
R$ 64.800 × 50% = R$ 32.400 de benefício anual estimado
Isso significa que somente nesse grupo de atividades existe uma possibilidade de liberar R$ 32.400 por ano em capacidade de trabalho.
É importante observar que economia de horas e redução direta de despesas são conceitos diferentes. Se os profissionais continuarem empregados, os R$ 32.400 provavelmente não aparecerão como redução equivalente na folha de pagamento, embora essas horas possam ser direcionadas para atividades de maior valor, permitir o crescimento da operação sem aumentar proporcionalmente a equipe ou reduzir a necessidade de horas extras.
Quanto mais específica for essa análise, mais útil tende a ser o resultado, já que estimativas construídas sobre atividades identificáveis são mais fáceis de acompanhar posteriormente do que previsões genéricas de “aumento de produtividade”.
2. Descubra quanto os erros operacionais custam
Erros de digitação, divergências entre estoque físico e registros, notas fiscais refeitas, pedidos com informações incorretas, compras duplicadas e problemas cadastrais podem parecer pequenos quando aparecem isoladamente, mas, quando se repetem ao longo dos meses, começam a consumir horas de trabalho, gerar desperdícios e aumentar o custo da operação.
Imagine que a empresa identifique, em média, 25 ocorrências por mês e estime que cada uma custe aproximadamente R$ 180, considerando tempo da equipe, correções e outros impactos diretamente mensuráveis.
O custo seria:
25 ocorrências × R$ 180 × 12 meses = R$ 54.000 por ano
Se os novos processos reduzirem esse volume de erros em 40%, o benefício projetado será:
R$ 54.000 × 40% = R$ 21.600 por ano
Um erp sistema de gestão empresarial tende a criar condições para que informações circulem de maneira mais integrada, reduzindo determinadas duplicidades de registro e conferência, embora o resultado dependa da forma como os processos são configurados e utilizados pela equipe.
A tecnologia funciona dentro de uma estrutura organizacional que envolve pessoas, procedimentos, responsabilidades e decisões, razão pela qual o ganho esperado precisa considerar também a capacidade da empresa de revisar os processos que hoje geram os erros.
3. Avalie o impacto sobre o estoque
A gestão de estoque merece uma atenção específica no cálculo porque a redução do volume médio armazenado pode produzir efeitos financeiros diferentes, que precisam ser analisados separadamente para que o ROI não seja superestimado.
Imagine que a empresa trabalhe atualmente com um estoque médio de R$ 900.000 e estime que, com maior visibilidade das informações, planejamento de compras e integração entre vendas e estoque, consiga reduzir esse valor para R$ 765.000.
Teremos:
R$ 900.000 − R$ 765.000 = R$ 135.000 de capital potencialmente liberado
Esses R$ 135.000 podem voltar a ficar disponíveis para outras necessidades da empresa, reduzindo a quantidade de dinheiro imobilizada em mercadorias.
Existe, porém, outro benefício que pode ser calculado separadamente.
Se a empresa estima que manter estoque gera um custo anual equivalente a 18% do valor médio armazenado, considerando despesas financeiras, armazenagem, perdas, seguros e obsolescência, a redução de R$ 135.000 pode representar:
R$ 135.000 × 18% = R$ 24.300 de economia anual
Para deixar o cálculo mais prudente, vamos utilizar os R$ 24.300 de economia recorrente na estimativa principal de ROI e apresentar os R$ 135.000 de capital de giro liberado separadamente.
Essa distinção é importante porque liberar capital que estava preso ao estoque tem um efeito financeiro relevante, embora não signifique que a empresa ganhou R$ 135.000 de lucro todos os anos.
4. Descubra o custo de um fechamento demorado
O fechamento financeiro e gerencial também pode entrar no cálculo, principalmente quando a consolidação das informações mobiliza várias pessoas, exige inúmeras conferências e faz com que a gestão espere dias para conseguir enxergar os resultados do período.
Imagine que o processo atual consuma cerca de 80 horas de trabalho por mês, considerando profissionais de diferentes áreas, e que o custo médio dessas horas seja de R$ 60.
Se, depois da implantação, esse esforço cair para aproximadamente 24 horas mensais, a empresa terá economizado 56 horas por mês.
A conta fica assim:
56 horas × R$ 60 × 12 meses = R$ 40.320 de benefício anual estimado
O ganho relacionado ao fechamento pode ir além das horas utilizadas, porque receber informações consolidadas mais cedo permite que gestores identifiquem desvios, acompanhem despesas, analisem margens e tomem providências enquanto ainda existe tempo para agir sobre determinados problemas.
A própria BRX possui um exemplo que ajuda a visualizar esse tipo de indicador. Em depoimento publicado pela empresa, a Passalacqua Colchões e Espumas relata que o fechamento mensal, que antes levava cerca de 10 dias, passou a ser realizado em menos de um dia, além de mencionar redução da inadimplência e automação de processos relacionados à fabricação e à entrega.
Cada empresa possui uma realidade própria, de modo que os resultados de um cliente servem como referência para identificar indicadores relevantes, e não como uma projeção automática do desempenho de outro negócio.
5. Inclua o processo de cobrança na análise
O financeiro também pode revelar oportunidades importantes de retorno, principalmente em empresas que trabalham com grande volume de recebimentos, possuem processos de cobrança muito manuais ou apresentam dificuldades para acompanhar clientes em atraso.
Imagine que a empresa fictícia do nosso exemplo registre aproximadamente R$ 120.000 por ano em perdas relacionadas à inadimplência e acredite que uma gestão mais estruturada da carteira, com informações centralizadas e acompanhamento mais rápido dos vencimentos, possa reduzir esse valor em 15%.
Teremos:
R$ 120.000 × 15% = R$ 18.000 de benefício anual estimado
Esse é um exemplo deliberadamente moderado. Seria pouco prudente montar a conta supondo que um ERP eliminaria toda a inadimplência, já que a capacidade de pagamento do cliente, a política de crédito, a economia e outros fatores continuam influenciando esse indicador.
Também é possível analisar o prazo médio de recebimento. Se ele cair, por exemplo, de 48 para 40 dias, a empresa poderá ter um efeito positivo sobre o capital de giro, embora esse benefício deva ser calculado separadamente para evitar que o mesmo ganho seja contabilizado duas vezes.
Como medir o valor de informações melhores?
Entre os benefícios associados a um erp sistema de gestão empresarial, a melhoria da qualidade e da disponibilidade das informações costuma ser uma das mais relevantes para a gestão, embora seja também uma das mais difíceis de transformar imediatamente em reais.
Imagine que a empresa do nosso exemplo tenha feito um diagnóstico e encontrado esta situação:
Tempo médio para preparar um relatório gerencial importante: 6 horas
Meta depois da integração: 1 hora e 30 minutos
Planilhas paralelas utilizadas pelas principais áreas: 14
Meta depois da implantação: 4
Divergências relevantes identificadas entre relatórios por mês: 8
Meta: 2
Tempo médio entre a ocorrência de determinado problema e sua identificação: 5 dias
Meta: 1 dia
Atualização dos principais indicadores: semanal
Meta: diária
Tempo da equipe gasto consolidando informações para reuniões: 24 horas por mês
Meta: 6 horas por mês
Esses números ajudam a acompanhar a evolução do projeto mesmo quando ainda não existe uma metodologia segura para transformar cada melhoria em reais.
Pesquisas sobre sistemas de informação mostram que qualidade do sistema, qualidade dos dados, utilização e benefícios organizacionais estão relacionados, enquanto estudos sobre decisão orientada por dados também apontam uma associação entre maior utilização de informações na gestão e melhores indicadores de desempenho empresarial.
Para o cálculo financeiro, entretanto, faz sentido converter em dinheiro somente aquilo que a empresa consegue medir com alguma segurança, mantendo os demais benefícios como indicadores operacionais ou estratégicos que continuarão sendo acompanhados depois da implantação.
Como calcular o ROI do ERP
Agora podemos reunir os benefícios recorrentes utilizados até aqui no nosso exemplo:
Redução de retrabalho: R$ 32.400 por ano
Redução de erros: R$ 21.600 por ano
Redução do custo de manutenção de estoque: R$ 24.300 por ano
Otimização do fechamento: R$ 40.320 por ano
Redução estimada da inadimplência: R$ 18.000 por ano
Somando:
Benefícios financeiros anuais estimados = R$ 136.620
Como o investimento inicial é mais elevado, analisar somente o primeiro ano produz um resultado bastante diferente daquele observado em um horizonte maior.
Em 12 meses:
Investimento total: R$ 155.000
Benefícios estimados: R$ 136.620
Aplicando a fórmula:
ROI = [(R$ 136.620 − R$ 155.000) ÷ R$ 155.000] × 100
ROI no primeiro ano = -11,9%
Esse resultado ajuda a mostrar por que avaliar uma implantação somente pelo primeiro ano pode distorcer a decisão. Nesse cenário fictício, a maior parte do investimento inicial já foi realizada, enquanto os benefícios ainda tiveram apenas 12 meses para se acumular.
Se analisarmos 24 meses:
Investimento total em 24 meses: R$ 215.000
Benefícios acumulados em 24 meses: R$ 273.240
Aplicando novamente:
ROI = [(R$ 273.240 − R$ 215.000) ÷ R$ 215.000] × 100
ROI estimado em 24 meses = 27,1%
Em 36 meses:
Investimento total: R$ 275.000
Benefícios acumulados: R$ 409.860
ROI estimado em 36 meses = 49,0%
A evolução mostra como o horizonte analisado influencia o resultado.
Vale lembrar que esses números são fictícios e foram construídos somente para demonstrar o cálculo. Ao avaliar um erp sistema de gestão empresarial, cada companhia precisa utilizar seus próprios indicadores, custos e premissas.
Quanto retorna cada R$1 investido em ERP?
Outra forma de apresentar o resultado, especialmente quando o projeto precisa ser discutido com sócios, diretores ou responsáveis pelo orçamento, consiste em mostrar quanto de benefício financeiro está associado a cada real investido.
Utilizando o horizonte de 24 meses:
Benefícios financeiros estimados: R$ 273.240
Investimento total: R$ 215.000
A conta é:
R$ 273.240 ÷ R$ 215.000 = R$ 1,27
Isso significa que, dentro das premissas do exemplo, cada R$ 1 investido está associado a R$ 1,27 em benefícios financeiros acumulados durante os primeiros 24 meses.
Há R$ 0,27 de ganho líquido acima do valor investido para cada R$ 1 aplicado, o que corresponde ao ROI de aproximadamente 27,1%.
Se o horizonte for ampliado para 36 meses:
R$ 409.860 ÷ R$ 275.000 = R$ 1,49
Nesse período, cada R$ 1 investido estaria associado a aproximadamente R$ 1,49 de benefícios financeiros.
Essa forma de apresentar o cálculo pode facilitar bastante a discussão sobre justificar a compra ERP para a gestão, principalmente quando acompanhada das premissas que explicam de onde cada ganho deverá vir.
Em quanto tempo o investimento volta? Calcule o payback do ERP
Além de conhecer o retorno projetado, gestores também costumam querer saber quanto tempo será necessário para recuperar o valor aplicado, especialmente em pequenas e médias empresas, nas quais decisões de investimento precisam considerar com bastante atenção o impacto sobre o caixa.
É nesse momento que entra o payback ERP PME.
No exemplo que estamos utilizando, o benefício anual projetado chega a R$ 136.620, o equivalente a aproximadamente:
R$ 136.620 ÷ 12 = R$ 11.385 de benefícios por mês
Como o ERP possui R$ 5.000 em custos recorrentes mensais, o benefício líquido mensal depois desses custos fica em aproximadamente:
R$ 11.385 − R$ 5.000 = R$ 6.385
Para recuperar os R$ 95.000 do investimento inicial:
R$ 95.000 ÷ R$ 6.385 = aproximadamente 14,9 meses
Nesse cenário, o payback estimado ocorre por volta do 15º mês.
Uma projeção mês a mês ficaria próxima desta lógica:
Após 6 meses
Custos acumulados: R$ 125.000
Benefícios acumulados: R$ 68.310
Saldo: -R$ 56.690
Após 12 meses
Custos acumulados: R$ 155.000
Benefícios acumulados: R$ 136.620
Saldo: -R$ 18.380
Após 15 meses
Custos acumulados: R$ 170.000
Benefícios acumulados: aproximadamente R$ 170.775
Saldo: aproximadamente R$ 775
O investimento ultrapassaria o ponto de equilíbrio por volta do 15º mês.
Caso a empresa decidisse incluir o efeito dos R$ 135.000 de capital de giro potencialmente liberado pela redução de estoque, o comportamento do caixa seria bastante diferente, motivo pelo qual esse benefício deve aparecer separado do cálculo operacional principal.
Trabalhe com três cenários antes de tomar a decisão
Como todo cálculo realizado antes da implantação depende de premissas, trabalhar com um único cenário pode transmitir uma precisão maior do que aquela que os dados realmente permitem.
Uma alternativa mais útil consiste em construir três possibilidades.
Cenário conservador
Imagine que os ganhos demorem mais para aparecer e que, ao final, os benefícios recorrentes alcancem apenas R$ 102.000 por ano.
Em 24 meses:
Benefícios acumulados: R$ 204.000
Investimento: R$ 215.000
ROI conservador: -5,1%
Payback estimado: aproximadamente 27 meses
Nesse cenário, a empresa chegaria ao final dos primeiros dois anos ainda muito próxima do ponto de equilíbrio.
Cenário provável
É o cenário que utilizamos ao longo do exemplo:
Benefícios anuais: R$ 136.620
Benefícios em 24 meses: R$ 273.240
Investimento em 24 meses: R$ 215.000
ROI provável: 27,1%
Payback provável: aproximadamente 15 meses
Cenário otimista
Imagine que a empresa consiga capturar benefícios anuais de R$ 175.200, seja pela redução maior de retrabalho, seja pela melhoria de outros processos mensuráveis.
Em 24 meses:
Benefícios acumulados: R$ 350.400
Investimento: R$ 215.000
ROI otimista: aproximadamente 63,0%
Payback estimado: aproximadamente 10 meses
Agora a direção consegue enxergar uma faixa de possibilidades, em vez de receber somente um número:
ROI em 24 meses: de -5,1% a 63,0%
Cenário provável: 27,1%
Payback: entre aproximadamente 10 e 27 meses
Mais importante do que escolher o cenário mais atraente é entender o que precisa acontecer dentro da empresa para cada cenário se concretizar.
Se o cenário provável depende de reduzir o retrabalho em 50%, por exemplo, essa meta precisa ser acompanhada depois da implantação.
Cinco erros que podem distorcer o cálculo do ROI
Uma análise financeira tende a ser mais útil quando as premissas conseguem sobreviver a uma pergunta simples: aquilo que está sendo projetado realmente poderá ser observado e medido depois da implantação?
Alguns erros podem comprometer essa análise.
1. Considerar somente a mensalidade como custo
No exemplo deste artigo, olhar apenas para a licença de R$ 3.500 mensais levaria a um custo aparente de R$ 42.000 no primeiro ano, enquanto o investimento total desse período chega a R$ 155.000 quando implantação, treinamento, migração, integrações e demais despesas entram na conta.
2. Transformar qualquer benefício em dinheiro
A redução do tempo para gerar um relatório de seis horas para uma hora e meia pode ser relevante, assim como a queda no número de divergências entre informações, embora seja prudente transformar esses benefícios em reais somente quando a empresa consegue estabelecer uma relação financeira clara.
3. Contar o mesmo ganho em mais de uma categoria
Se as 120 horas mensais de retrabalho utilizadas no exemplo já incluem parte do tempo dedicado à correção de erros, a empresa precisa verificar quais atividades pertencem a cada categoria para evitar que a mesma hora seja contabilizada duas vezes.
4. Registrar capital liberado como se fosse lucro recorrente
Os R$ 135.000 de redução de estoque do exemplo representam capital potencialmente liberado, enquanto os R$ 24.300 referentes ao custo de carregamento podem representar um benefício recorrente. Somar R$ 135.000 aos benefícios todos os anos inflaria artificialmente o retorno projetado.
5. Pressupor que todos os ganhos aparecerão imediatamente
Como a implantação envolve ajustes de processos, treinamento, mudança de hábitos e aprendizagem, uma parte dos benefícios tende a surgir progressivamente, o que torna mais realista construir uma curva de evolução ao longo dos meses.
Uma empresa pode, por exemplo, capturar apenas 30% dos benefícios previstos nos primeiros três meses, alcançar 60% entre o quarto e o sexto mês e se aproximar da capacidade planejada somente depois que os novos processos estiverem incorporados à rotina.
O cálculo continua útil depois da implantação
A análise feita antes da contratação também pode ser utilizada depois que o sistema entra em operação, porque os indicadores levantados no início funcionam como uma fotografia da situação anterior e permitem verificar se as melhorias projetadas realmente aconteceram.
No caso fictício utilizado neste artigo, a empresa começaria o projeto com alguns indicadores bastante claros:
Retrabalho: 120 horas por mês
Meta: 60 horas por mês
Erros operacionais: 25 ocorrências por mês
Meta: 15 ocorrências
Estoque médio: R$ 900.000
Meta: R$ 765.000
Tempo utilizado no fechamento: 80 horas por mês
Meta: 24 horas
Perdas anuais com inadimplência: R$ 120.000
Meta: aproximadamente R$ 102.000
Tempo de geração de relatório gerencial: 6 horas
Meta: 1 hora e 30 minutos
Planilhas paralelas principais: 14
Meta: 4
Depois da implantação, em vez de perguntar apenas se o ERP “está funcionando”, a empresa consegue fazer perguntas muito mais úteis.
O retrabalho realmente caiu para 60 horas mensais?
Os erros diminuíram de 25 para aproximadamente 15 ocorrências por mês?
O estoque médio se aproximou de R$ 765.000?
O fechamento passou de 80 para 24 horas de trabalho?
A redução da inadimplência chegou aos 15% projetados?
A equipe conseguiu abandonar parte dos controles paralelos?
Quando um erp sistema de gestão empresarial é avaliado dessa forma, a discussão deixa de ficar restrita à implantação técnica do software e passa a considerar os efeitos que o projeto produziu sobre processos, produtividade, controle e gestão.
Além de ajudar a justificar o investimento, esse acompanhamento também permite identificar situações em que o sistema já foi implantado, mas determinados benefícios previstos ainda não foram capturados, sinalizando que talvez existam processos, configurações, treinamentos ou formas de uso que precisam ser revistos.
Afinal, como saber se o ERP vale a pena?
A resposta começa a ficar mais clara quando a empresa coloca na mesma análise aquilo que pretende investir e aquilo que já perde, desperdiça ou deixa de aproveitar em função de processos que poderiam funcionar melhor.
No exemplo que acompanhamos ao longo deste artigo, um investimento total de R$ 215.000 durante 24 meses foi comparado a R$ 273.240 em benefícios financeiros recorrentes estimados no mesmo período, o que resultou em um ROI provável de aproximadamente 27,1%, retorno bruto de R$ 1,27 para cada R$ 1 investido e payback próximo do 15º mês.
Além disso, a empresa poderia liberar aproximadamente R$ 135.000 em capital atualmente imobilizado no estoque, um efeito relevante sobre o caixa que foi mantido separado do cálculo principal justamente para deixar a análise mais conservadora e transparente.
Todos esses números são fictícios, e é justamente aí que está o ponto mais importante: a finalidade do exemplo não é mostrar quanto um ERP deveria retornar, já que esse resultado varia de acordo com cada operação, e sim demonstrar como a empresa pode construir a própria conta antes da compra.
Ao levantar custos de retrabalho, erros, excesso de estoque, fechamento demorado, dificuldades de cobrança, atividades manuais e problemas relacionados à informação, o gestor consegue avaliar o projeto a partir da realidade da própria operação, em vez de depender apenas de argumentos genéricos sobre digitalização ou modernização.
Esse tipo de análise também ajuda quem precisa justificar a compra ERP para a gestão, porque a conversa passa a incluir indicadores, premissas, cenários e metas que poderão ser verificadas posteriormente.
O objetivo de calcular o retorno sobre investimento ERP antes da compra consiste, portanto, em compreender quais problemas justificam o projeto, quanto esses problemas custam atualmente, que nível de melhoria seria necessário para produzir retorno e em quanto tempo a empresa espera recuperar os recursos aplicados.
Com essas premissas registradas, o ROI se transforma em uma referência que pode acompanhar todo o projeto, começando na avaliação inicial e continuando durante a implantação e o uso do sistema.
A pergunta que orienta essa análise fica, então, bastante concreta: quanto a operação precisa melhorar para que cada R$1 investido em ERP gere retorno para o negócio?
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